Organizarea de evenimente in 30 de pasi

1
8955
views

Dupa postul de lucrator comercial si cel de redactor, am ajuns la pasul numarul 3 in care voi enumera cateva idei cu privire la organizarea de evenimente. In ultimii ani am luat parte la organizarea de evenimente precum:

  • Business Networking Event Ramada – 2009,
  • Business Wings – 2009,
  • Business Networking Event Afaceri.ro in cadrul Conferintei Nationale JCI – 2009,
  • Conferintele Finantare.ro – 2010, 2011, 2012,
  • Conferintele Freelanceri.ro – 2010, 2011
  • Conferintele Afaceri.ro 2013

In cadrul acestor evenimente am desfasurat diferite activitati legate de coordonarea activitatilor echipei de organizare, de promovarea evenimentelor on-line si off-line, de coordonarea desfasurarii evenimentelor, de derularea activitatiilor contractuale cu colaboratorii, partenerii si speakerii evenimentelor, de dezvoltarea programului evenimentelor, de gestionarea activitatilor post-eveniment, de vanzarea pachetelor de parteneriat si sponsorizare si de a oferi consultanta echipelor de organizare care s-au ocupat de evenimente.

Am avut ce invata de la fiecare echipa alaturi de care am organizat evenimentele, de la membrii echipei. Au fost momente de epuizare, de incordare, de creatie,  dar cand finalul a fost apoteotic bucuria a fost pe masura.

Astazi, stiu ca in organizarea de evenimente este vital sa fii:

  • organizat si calculat
  • eficient si prompt
  • multitasking
  • cu viziune de ansamblu
  • o persoana sigura, increzatoare, cu capacitatea de a delega sigur si clar sarcini, intregii echipe si fiecarui membru

Si de asemenea este important sa te asiguri ca urmezi cativa pasi, pentru ca trebuie sa ai un plan stabilit pe care sa il urmezi, si sa-l actualizezi continuu, in evolutia lui:

1. Stabilirea conceptului evenimentului – tema, grupurile tinta atat din punctul de vedere al participantilor cat si din punctual de vedere al speakerilor, partenerilor + tema artistica (elemente creative care confera originalitate si de care ne vom lega si in promovarea evenimentului).

2. Stabilirea termenului evenimentului.

3. Stabilirea locatiei in functie de formatul evenimentului, de numarul de participanti estimat, de numarul de sali necesare, de logistica dorita.

4. Stabilirea serviciilor de catering necesare evenimentului – adaptate pe parcurs in functie de programul acestuia.

5.  Stabilirea echipei de organizare este extrem de importanta si in functie de “marimea” evenimentului, unele posturi pot fi directionate aceleiasi persoane astfel incat un membru al echipei sa se ocupe de mai multe activitati:

– Manager de Proiect
– Responsabil speakeri, temele prezentarilor
– Responsabil Vanzari
– Coordonator Marketing
– Coordonator Promovare (PR)
– Coordonator Parteneriate Locale
– Coordonator Inscrieri
– Coordonator Logistica
– Manager – ziua evenimentului (coord. echipa de voluntari)
– Responsabil design materiale de promovare + site
– Responsabil targ – standuri (daca este cazul)

6. Estimarea si structurarea bugetului – actualizare continua.

7. Realizarea site-ului + materialelor de promovare online. 

8. Elaborarea unui plan de promovare al evenimentului in functie de grupurile tinta – implementare (online, offline, TV, radio, presa scrisa, retele sociale, grupuri pe anumite domenii, baze de date existente, mesaje scrise, verbale, la nivel local, regional, national, pe zile, in functie de grupurile si modalitatile de ajungere a mesajului la grupul tinta, etc.) .

9. Contactare speakerilor si alegerea impreuna cu acestia a titlurilor prezentarilor – mentinerea relationarii cu acestia;

10. Realizarea ofertelor pentru vanzarea pachetelor + contactatea si negocierea cu potentialii sponsori, parteneri, colaboratori, parteneri media; intocmirea contractelor;

11. Stabilirea detaliilor in ceea ce priveste cazarea participantilor/speakerilor/partenerilor.

12. Actualizarea continua a programului: stabilirea numarului de participanti din cadrul sesiunilor, repartizarea speakerilor tinand cont de programul acestora, etc.

13. Elaborarea ofertelor si promotiilor pentru inscrierea la eveniment.

14. Actualizarea materialelor de promovare si mesajelor transmise.

15. Inscrierea participantilor (ex: prin formularul de pe site-ul evenimentului) – modalitatile de plata, inregistrare, confirmare, etc. Transmiterea formularului prin care participantii isi pot alege sesiunile la care doresc sa participe, in cazul in care exista mai multe sesiuni care se desfasoara in paralel.

16. Stabilirea “elementelor wau” din cadrul evenimentului.

17. Realizarea documentelor utile; Exemplu: Ghidul Participantului (multumiri inscriere, programul, remidere: carti de vizita, masa si cazare, mijloace de transport: adresa + prezentare locatie eveniment, harta, numere de autobuze, microbuze care ajung in zona, coordonate gps, numere de telefon autogari, taxiuri, starea vremii, obiective turistice),  Tinuta Participantilor – (streetwear, casual, business casual, smart casual, business informal, black tie / semi-formal, in functie de tipul evenimentului, sezon, etc.);

18. Realizarea la locatie a filmului evenimentului alaturi de intreaga echipa de organizare – instruirea fiecarui membru in vederea programului sau din ziua evenimentului.

19. Realizarea materialelor de promovare necesare in ziua evenimentului (mape, afise, diploma, brosuri, etc.). 

20. Realizarea pachetelor participantilor inainte de eveniment (mape, materialele promotionale din partea sponsorilor si partenerilor, etc.).

21. Realizarea probelor la locatie privind tehnologia necesara functionarii sesiunilor – logistica necesara trebuie verificata (microfoane, internet, laptopuri, videoproiector, etc.).

22. Stabilirea finala a meniurilor si a coffee break-urilor in functie de numarul participantilor, programul si bugetul disponibil;

23. Relationarea continua cu partenerii, speakerii, participantii evenimentului – pentru a fi in tema cu desfasurarea acestuia.

24. Stabilirea unor programe turistice/sociale – optionale pentru speakeri si parteneri din afara orasului in care se desfasoara evenimentul.

25. Desfasurarea propriu-zisa a evenimentului cand e important sa se verifice constant ca toate posturile sunt ocupate conform cu instructajul anterior – se face o verificare de ansamblu a evenimentului si se monteaza muuulte zambete pe chip, chiar daca exista si momente de incordare in back office, acestea nu trebuie transmise participantilor.

26. Realizarea bazei de date cu toti participantii evenimentului.

27. Realizarea materialelor post-eveniment (comunicat de presa, stiri, album cu poze, filmulete, materiale speakeri, etc.).

28. Multumiri scrise si verbale aduse atat partenerilor care au sprijint evenimentul cat si participantilor care au venit.

29. Recompensarea echipei de organizare si comunicarea feedback-ului privind desfasurarea evenimentului din perspectiva fiecarui membru.

30. Definitivarea bugetului…. si  THE END… pana la urmatorul:D

Spor si … va urma! 

1 COMMENT

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here